Objetivo 2 LA OFICINA

OBJETIVO 2:

LA OFICINA

evaluaciòn trabajo escrito

fecha de entrega 4/02/13

EL TRABAJO DE OFICINA :

 es un lugar destinado  para realizar trabajos de tipo administrativo, se le considera como el centro nervios de la empresa por cuanto es el  sitio donde se procesa la informaciòn con el proposito de obtener datos de la administraciòn  que se necesita para la toma de decisiones.

La oficina constituye  dos componentes esencviales  como recursos basicos , uno es elñ factor humano, es decir un grupo organizado e personas  dotadas con conocimientos y cualidades  necesarias para planioficar , organizar , dirigir, coordinar y controlar ciertas activiaddes inherentes al manejo ede informaciòn acorde con la naturaleza, objetivos y fines de la empresa o institucìòn , el otro es la dotacion compuesta  por el mobiliario, materiales  y equipo necesario tales como sillas , mesas, escritorios,  maquinas de escribir, calculadoras computadoras, telefonos, fax, archivadores , fotocopiadoras,  articulos de escritorios entre otros.

 Los objetivos del trabajo de informacion  se obtienen integrando  los recursos basicos  a la  aplicación  de las funciones  gerenciales  de planificacion  organizada, actuaciòn  y control , en relacion con los intereses de la empresa o instituciòn.

efctivo: En la oficina deben existir los principios administrativos para que sea eficaz

 Planificacion  : determina los futuros cursos de accion  que no es mas que  prever,diseñar anlizar y controlar

Control: ver que se lleven a cabo las acciones planeadas dentro de los limites satisfactorios se trata de  evaluar el trabajo, aprobar, regular y corregir

Actuacion: Lograr que los miembros cumplan con entusiasmo las tareas y los objetivos estipulados motivar fomentar, desarrollar y satisfacer

Organización : Divisdir el trabajo y mantener las buenas realciones humanas dentro de la misma   en lo esesncial  se deben distribuir, desiognar, establecer y ralacionar las responsabiliddaes a cada individuo.

 El tamaño de la oficina  y la complejidad de las tareas que en ella se lleva a cabo, varian de acuerdo al volumen y la variedad de la informacion  procesada y según el tipo  y dimensiones de la empresa. Su organizaciòn obedece  a las necesiddaes de la empresa que sirve. Usualmente una emprtesa o instituciòn  compleja esta organizada en departamentos  que trabajan en forma  coordinada en los cuales se realiza  una gran variedad de tareas.

 La oficina esta a cargo de un profesional  especialista en la administraciòn de la informacion. Un gerente responsable de las funciones  administrativas  tipicas a su cargo  con apoyo de la alta genecia, para prestar un  servicio   de informacion . Las actividdaes especificas que corresponden  a la gerencia de informaci`n  son muy numerossas entre ellas se cuentan  las siguientes:

 Determinar cual es la informacion que debe hacerse para circular, donde cuando y a  quien Decidir sobre el tipo de procedimiento que se va a utilizar

Implantar una administracion eficaz para los datos O implantar y mantener una organizaciopn eficaz en la oficina Estimular al personal en la oficina para que haga un buen trabajo Control , medicion y evaluacion del trabajo informativo

ACTIVIDADES DEL OFICINISTA:

             las actividdaes del oficinista  varia de una empresa a otra se pueden conseguir archivistas, scretarias, mecanografos, auxiliares de contabilidad, auxiliares de administracion, facturadores, operadores de computacion  entre otros.

 La composicion del trabajo de oficina  depende del tipo,  tamaño y del trabajo que implique. En una oficina pequeña, un empleado puede desempeñar varias funciones, en tanto una ofiocina grande  esl trabajo tiende aser especializado.

 A continuacion una lista de las actividdaes que realiza un oficinista:

1.    Competencia en el manejo de la correspondencia

2.    Competencia mecanografica

3.    Competencia en el manejo de computodoras y maquinas escribir

4.     Competencia  de archivo

5.     Competencia de contabilidad

6.    Competencia generales de oficina

 Las competencias (actividades) del ofinista: esta dividida por procesos y conocimientos dentro de los procesos esta el procesamiento de palabras, registro de informacion escrita, guardar y tranferir  documentos, manejo de maquinas y equipos de oficina, organización del trabajo de oficina llanar los formatos y formulariods comerciales en cuanto a la competencias edel conocimiento esta la administracion de empresas, fenom,enos y hechos contables, marco legal, matematica mercantil, tecniccas de oficina, tecnicas de comunicaciomn y lidertazgo entre otros.

 Se puede concluir este punto diciendo  que la actividad del oficinista conjuntas   logran el objetivo empresarial.

CUALIDADES DELAS SECRETARIAS U OFICINISTAS COMPETENTES: publicaciones realcionadas con la administracion  y en trabajos de oficinas,  con frecuencia se reseñan listas de caracateristticas deseables de una secretaria  o  empleado de oficina competente

Amable:es facil ser amable con las personas agradables perso se necesita  la habilidad profesional  para ser gentil hacia alguien que de alguna manera se muestra agresivo. La amabilidad es elgiar  en publico y reprender o criticar  constructivamente en privado. La amabilidad muchas veces se interpreta como condescendencia si la inflexion  de su voz no es cortrecta el tacto y la amabilidad van de la mano

Agradable: una  sonrrisa sincera siempres es importante, aun si no se tienen ganas de sonrreir. Todos tenemos inconvenientes parsonales que por los general  son desagradables, pero no debemos de llevar esos inconvenientes o probleamsa lugar de trabajo en esta caso la oficina, es decir no mezcle su trabajo con su vida personal. Se espera  de usted ujn alegre saludo por la mañana a su jefe  ya asus compàñeros con quien comparate el dia a dia. El habito delas normas de cortesias debe realizarse diatiemente aunque no se tenga respuestas.

Amigable: sea amigable con  todos por igual en la oficina , no tenga favoritos ni forme grupos, aunque pueda tener un amigo o amiga en especial en su oficina. No comparata la informacion confidencial de negocios con sus amigos o amigas.

Imparcial: Ameritar orgullo de su tabajo  y tambien reconocer elñ de lso demas.

 Atento: Las opiniones de los demas son importante la atencion esta ligada con la cortesia.

Cooperador:  Ofrezca ayuda cuando ya haya realizado su trabajo  y tenga tiempo de hacerlo y observe  a otros compañeros que tiene exceso de trabajo

 Humilde: la humildad esta en aceptar elogios cuando los merezca y usted rresponda con un gracias.

Tolerante y considerado: la paciencia , comprensiòn, simpatia, amabilidad son caracteriscticas de las las personas toleram¡ntes aunque difieran de la capacidad intelectual y personalñ de los demas.

Leal: dedicacion a su jefe y a la mepresa donde trabaja

Sensilble: Aprenda mediante diversos intentos y por las experiencia, loque  agrada y desagrada a su jefe ya su empresa

Animoso: manifieste sus opiniones e ideas cuando cuente con suficientes antecedentes y experiencia para haberse formado una  opinion confiable  y que pueda respaldar hechos y cifras  si es necesario.

Honesto: en su trato con  todos nunca diga una mentira. Admita sus errores, no tome lo ajeno, no fomente los chismes

Dominio de si mismo: es una señal de sus madurez, pero no todos los individuos tienen dominio de si mismos. La autodisciplina  poner a funcionar el cerebro antes de hablar, contener el temperamenteo, no usar el recurso de las lagrimas.

Flexible y adapatable: una secretaria u oficinista flexible y adapatable acepta los cambios  con una actitud de intentarlo y hace posible para que resulte  un nuevo plan.

 Diplomatico y observador de la etiqueta:  si en su oficina tiene por  costumbre  usar los primeros nombres, usted debe de recordar los titulos de cortesia  y apellidos cuando se encuentren visitantes presentes. Reduzca el numero de llamadas parsonales y visitas parsonales, rtenga cuidado de no interrumpir conversaciones de otros, no debe sibar, canturrear, mascar chicle,murmurar ni hablar para   si mismo en su escritorio. No debe llevar radio  para escucharlo a bajo volumen.

Buena apariencia: la forma de vestir, la imagen y la apariencia dan la impresión constante de eficiencia.

Puntual:  cumpla escrupulosamente su hoarrio de oficina si alguna vez va a llegar tarde o faltar  al mismo hagalo sabera sus compañeros de trabajo. La puntualidad tambien implica cumplir con su trabajo a tiempo y sobretodo para cuando usted lo ha prometido.

Disponible para capacitar a otra parsona con el fin de que tome su lugar:  si usted esta realmente  seguro del desmpeño en su trabajo,  vera que algien mas sepa  que es lo que usted hace y como lo hace. Esto significa capacitar a sus compañeros  o subordinado que lo reeplace cuando usted este ausente, enfermo o  de vacaciones.

 Dotado de sentido del humor:  el sentido del humor puede aliviar  una situacion  tensa.  En la oficina habra momentos en que se dcuenten chistes de  mal gusto en su presencia; si actua como si nunca los hubiera escuchado con una sorpresa sera el blanco de todas las miradas, por tanto una actitud de inocencia no  se considera apropiada en la oficina.

Responsable:  la responsabilidad es personal. La esmerada preparacion del tarbajo comprobar fechas, cantidades, correcciones y nombres correctos , hara que usted sea considerado para resolver inconvenientes laborales, llegar a ser comnocido como  alguien qiue puede manejar  bien la situacion.

Entusiasta: ademas de todas lasa caracteristicas antes descritas , es necesario tener entuisiasmo por lo que hace. Si no tiene entusiasmo es como un cumpleaños  sin torta.

Actitud: el oficinista o la secretaria es un profesional demuestre su dotes aprendidos en conocimiento y maneja de actuar sin este aspecto el resto no tiene validez.

 En el siguiente diagrama  muestra un plano  de una oficina funcional

Tomado de:

 Holmes Bea, Curso pràctico de Secretariado Mc. Graw Hill. Madrid

Año 1992

Ediciones trillas

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